오늘날 우리의 생활에서 전화는 없어서는 안 될 물건입니다.
특히 비즈니스 사회에서 전화의 가치와 효용은 절대적입니다. 그런데 전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 예절을 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽습니다. 전화를 거는 방법이나 태도에 따라 실례가 되기도 하고 지나치면 상대방의 기분을 상하게도 합니다.
'전화는 회사의 얼굴이다.'라고 할 수 있을 정도로 전화 응대 방법에 따라 회사의 이미지가 좌우됩니다.
전화를 거는 방법이나 받는 태도로 인하여 고객이나 상대방의 기분을 상하게 하는 것은 회사의 손실과 직결되고, 좋은 응대를 하기 위해서는 자세를 바르게 하고, 상대방과 대면하고 있는 듯이 이야기하는 것이 중요합니다. 전화는 직접적인 경비만이 아니라 귀중한 시간도 소비한다는 것을 늘 머릿속에 두어야 하고. 특히 상대방에게 전화를 건 경우 상대는 하던 업무를 중단한 상태이고 긴 이야기를 할 형편이 아닐 수도 있습니다.
짧은 시간에 용건을 요령 있게 이야기하는 습관을 들여야 한며, 한 마디로 비즈니스 전화 예절은 '신속하게, 정확하게, 정중하게'라는 말로 요약할 수 있습니다.
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자세를 바르게 하고 통화합니다.
용건만 간단히 통화합니다.
통화연결시 상대를 오래 기다리게 하지 않습니다.
큰소리의 전화통화로 업무분위기를 해치치 않습니다.
통화 중 부득이 다른 말을 할 경우에는 수화기를 막고 합니다.
6하 원칙에 준하여 메모와 복창으로 내용을 정확히 합니다.
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3. 전화를거는 요령 |
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직장에서의 전화는 학창 시절에 친구들에게 가볍게 거는 사적인 전화와는 성질이 사뭇 다르며, 무엇보다 전화를 걸기 전에 충분한 준비가 필요합니다. 다음은 전화를 거는 요령입니다.
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동작 |
요점 및 방법 |
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준비 |
상대방의 전화 번호, 소속, 직급, 성명 등을 미리 확인합니다. 이와 같은 확인을 하는 까닭은 착오로 인해 상대방에게 폐를 끼치지 않기 위해서며, 덧붙여 시간이나 요금의 낭비도 막게 됩니다. 용건은 육하원칙으로 정리하여 메모한다. 이 때 필요한 서류와 자료도 갖추어 놓습니다. |
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전화걸기 |
전화 번호를 확인하면서 왼손으로 수화기를 들고 오른손으로 다이얼을 누릅니다. 번호를 하나하나 정확히 눌러서 오류를 방지합니다. |
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전화연결 |
상대방이 전화를 받아 먼저 스스로를 밝히면 잘 듣고 메모하며 인사 후 자신을 소개합니다. 만일 찾는 사람이 아닌 다른 사람이 받으면 찾는 사람을 말하고 정중히 연결을 요청합니다. |
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찾는 상대가 있는 경우 |
간단한 인사말을 한 뒤 시간, 장소, 상황을 고려하여 용건을 말합니다. 단, 업무전화의 용건은 간결하게 하는 것이 바람직합니다. |
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찾는 상대가 없는 경우 |
전화건 목적을 분명히하여 자신이 다시 걸 것인지, 회신을 원하는지를 전달합니다.자신의 성명, 회사, 소속, 전화번호를 확인해 줍니다. |
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내용 확인 |
통화 내용을 다시 한 번 정리하여 꼭 확인합니다. |
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끝인사 |
용건이 끝났으면 "감사합니다."등의 마무리 인사를 꼭 합니다. |
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종료 |
업무 전화는 건 쪽에서 먼저 끊습니다. 받은 쪽이 먼저 끊으면 상대방이 용건을 다 말하기 전에 통화가 끝날 염려가 있기 때문입니다. 그러나 상대방이 아주 윗사람일 경우에는 상대방이 끊은 것을 확인한 후 수화기를 내려놓는 것이 또한 예의입니다. | |
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4. 전화를 받는 요령 |
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"전화를 받는 속도와 목소리에서 그 회사를 알 수 있다."고들 말합니다. 이 말이 시사하듯 직장에서는 걸려 온 전화를 받는 그 순간부터 자신이 회사의 대표자라는 마음가짐이 되어 있어야 하는 것입니다.
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동작 |
요점 및 방법 |
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벨이 울림 |
목소리를 가다듬고 바른 자세를 취한 뒤 3번 울렸을 때 받는 것이 적합니다. 벨이 너무 여러 번 울린 뒤에 받는 것은 상대방에게 실례가 됩니다. 사정이 있어 세 번 이상 벨 소리가 울린 후에 받았을 때는 "늦어서 죄송합니다." 하고 말하는 것이 상대방에 대한 예의입니다. |
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전화연결 |
우선 회사명과 부서명, 이름을 밝힙니다. 회사 밖에서 걸려 온 전화는 먼저 "감사합니다. 회사 관리부 홍길동입니다." 라고 말하고. 교환을 거쳤을 경우에는 이미 회사명을 알고 있기 때문에 "네, 관리부입니다."라고 하는 것이 좋습니다. "여보세요, 여보 세요."라고 하거나 "어디시죠?"라고 하는 것은 좋지 않습니다. |
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지명인 확인 |
상대방에 대한 확인을 한 뒤 간단한 인사를 하고 찾는 사람이 누군지확인합니다.
"실례지만 존함(성함)이 어떻게 되십니까?"
"(주)인비닷컴의 김대리님이시라구요. 안녕하십니까?"
"어느분을 찾으십니까?" |
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지명인이 자신일 경우 |
곧 자신임을 말하여 확인해 주고 용건을 듣습니다. 단, 그때에는 꼭 메모를 준비합니다.
"네 제가 바로 홍길동입니다."
용건이 끝나면 통화 내용을 요약, 복창하여 확인하고 양해를 구한 뒤 바로 내용을 알아봅니다. 이 때 "잠시만 기다려 주십시오, 확인해 드리겠습니다."등의 양해를 구하고 시간이 오래 릴 경우 다시 언제까지 회신을 할 것을 약속하고 전화를 끊습니다.
"죄송하지만 시간이 조금 걸릴 것 같습니다. 연락처를 남겨주시면 바로 확인 후 연락드리겠습니다." |
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지명인이 다른 사람인 경우 |
같은 성과 직책일 경우 부서명을 붙여서 성명을 확인하여 바꿔줍니다. 바꿔 줄 경우 전화기만 건네주지 말고 전화건 고객의 성명과 회사를 말해 주도록 하며, 바꾸기 전 미리 상대방에게도 연결해 드림을 안내합니다.
"네, 관리부 홍길동대리 말씀입니까? 곧 바꿔 드리겠습니다. 잠시만 기다려 주십시오"
"홍대리님이 인비닷컴 김대리님으로부터 전화입니다."
만약 찾는 지명인이 자리를 비웠을 경우 양해를 구한 뒤 전언을 약속합니다.
"죄송하지만 지금 찾으시는 분이 자리를 비우셨습니다. 연락처를 남겨주시면 제가 전해드리겠습니다." |
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통화내용을 확인 |
최종 전화내역을 확인 합니다. 전언을 약속한 경우 연락처등을 다시한번 확인합니다. "네 꼭 전해드리겠습니다. 저는 관리부 이순신입니다." |
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끝인사 |
공손히 인사말을 전합니다. |
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종료 |
상대방이 수화기를 내려놓은 것을 확인 한 후 조용히 수화기를 내려놓습니다. |
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사후조치 |
전언을 부탁 받았을 때 즉시 전언 메모지를 담당자 책상위에 갖다 놓고 담당자가 돌아오면 전달합니다. |
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1) 받을 사람이 자리에 있는 경우
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동작 |
요점 및 방법 |
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보류버튼을 누르고 받을 사람에게 말한다. |
고객이 기다리지 않게 신속하고 정확하게 연결합니다. 받을 사람이 상대의 회사명과 회사 또는 용건을 알면 건 사람이 몇 번씩 같은 내용을 말하지 않아도 되고, 대화도 부드럽게 시작됩니다.
"대리님 인비닷컴 이순신씨로부터 전화입니다. oo건으로 전화하셨는데 곧 연결해 드리겠습니다." |
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돌려줄 때 |
"네 연결해 드리겠습니다."
"혹시 끊어지면 123번으로 하시면 됩니다."
"잠시만 기다려 주십시오" |
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기다리게 할 때 |
"죄송합니다. 통화중이신데 잠시만 기다려주시겠습니다.?"
"통화가 길어지고 있는데 죄송합니다만 잠시후에 다시 걸어 주시겠습니까?" |
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기다리게 했을 때 |
"기다려 주셔서 감사합니다. 곧 연결해 드리겠습니다." |
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같은 성(이름)이 있을 때에는 성명과 소속을
확인 |
"홍대리님은 두 분이 있습니다만 어느 부서의 홍대리님을 찾으십니까?" |
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조금 시간이 소요되리라 생각될 경우 |
"괜찮으시다면 이쪽에서 다시 전화를 드리면 어떻겠습니까?" |
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용건을 잘 몰라 담당자를 바꿀 경우 |
"죄송합니다만 그 업무는 제가 잘 모르는 사항이라 담당자인 홍길동씨를 바꿔 드리겠습니다. 잠시만 기다려 주십시오" | 2) 받을 사람이 없는 경우
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동작 |
요점 및 방법 |
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부재중임을 알린다. |
잠시 자리를 비운 경우 : 출장, 휴가, 식사, 회의 등의 경우를 간단히 말하고 끝나는 시간, 귀사예정시간, 및 일자를 말합니다.
"지금은 휴가 중 이십니다. 다음주 월요일 출근 예정입니다." |
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용건 해결이 가능한
경우 |
공적인 업무에 관계된 용건인 경우 자신이 해결, 처리해 드릴 수 있을 때에는 그 점을 알립니다.
" 그 일이라면 제가 내용을 알고 있으니 말씀드려도 괜찮으시겠습니까?" |
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용건 해결이 불가능한 경우 |
전화받을 사람이 꼭 해결해야 할 경우 육하원칙에 의거 받아 적습니다.
"네 알겠습니다. oo건으로 전화 주셨고 금일 오후 5시까지 연락 바란다고 전해 드리겠습니다." |
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전화받는 자신의 성명을 재차 알려준다. |
책임있게 전화 응대함을 알려줍니다.
"네 저는 이순신입니다. 꼭 전해드리겠습니다." |
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끝인사 후 끊는다. |
상대가 끊고 나서 조용히 수화기를 놓습니다. | |